Taxi-/Mietwagen-Genehmigung

Die Beförderungsaufträge müssen am Betriebssitz des Mietwagenunternehmens eingehen und dürfen nur von dort aus an das eigene Fahrpersonal weitergegeben werden. Dies ist am Betriebssitz zu dokumentieren. Bei Nutzung elektronischer Systeme muss am Betriebssitz ein Rechner installiert sein, über den die Aufträge abgewickelt und dokumentiert werden. Die Genehmigungsbehörde wird sich davon im Rahmen von Betriebsprüfungen überzeugen.
Wegen der bestehenden Rückkehrpflicht zum Betriebssitz ist bei Beantragung von mehr als einem Mietwagen die entsprechende Anzahl von Stellplätzen am Betriebssitz nachzuweisen. Die Stellplätze müssen vom Betriebssitz fußläufig erreichbar sein. Für das Fahrpersonal sind u.a. Pausen- und Hygieneräume zur Verfügung zu stellen (Arbeitsstättenverordnung). Dies ist mit Vorlage entsprechender Mietverträge nachzuweisen.

Der Einbau eines Wegstreckenzählers (§30 Abs. 1 BOKraft) wird zwingend vorgeschrieben. Unter bestimmten Voraussetzungen kann eine Ausnahmegenehmigung, für die Nichtnutzung des Wegstreckenzählers beantragt werden. Es besteht die Möglichkeit eine Ausnahmegenehmigung für die Befreiung der Einbaupflicht einer Alarmanlage (§ 25 Abs. 2 BOKraft) zu beantragen. Hierzu muss uns in beiden Fällen das Geschäftsmodell schriftlich dargestellt werden. Von diesen Regelungen sind Unternehmensgruppen, die Kranken-, Behinderten- und Schülerfahrten durchführen, ausgenommen. Hierzu sind die gesonderten Verträge vorzulegen.

Auch für Mietwagenunternehmen gilt die Einzelaufzeichnungspflicht aller Geschäftsvorfälle. Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen und es ist sicher zu stellen, dass eine Buchung nicht in einer Weise verändert wurde, sodass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 1 und 4 der Abgabenordnung (AO)). Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung gilt auch dann, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird. Ein elektronisches Aufzeichnungssystem ist die zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hardware und Software, die elektronische Aufzeichnungen zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen und somit Grundaufzeichnungen erstellt (vgl. BMF-Schreiben IV A 4 - S 0316/13/10005:053 vom 19. Juni 2018).
Die steuerliche Aufzeichnungspflicht geht über die Erfassung des Eingangs der Beförderungsaufträge am Betriebssitz nach § 49 Abs. 4 Satz 4 PBefG hinaus. Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung aller Geschäftsvorfälle ist nur erfüllt, wenn elektronische Aufzeichnungen zu jeder einzelnen Fahrt mit den Angaben zum Fahrpreis gesichert und im Ursprungszustand unverändert gespeichert, aufbewahrt und am Betriebssitz verfügbar gehalten werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt gemäß § 147 Abs. 3 AO zehn Jahre. Soweit Daten vorliegen, die von Fahrtenvermittlern zur Verfügung gestellt wurden und diese Anforderungen erfüllen, können sie zur Erfüllung der steuerlichen Aufzeichnungspflichten des angeschlossenen Betriebs genutzt werden. Andernfalls sind vom Mietwagenunternehmen eigenständige Aufzeichnungen zu führen.

Mit dem elektronischen Wegstreckenzähler (§ 30 Abs. 1 BOKraft) sind ergänzend dazu die folgenden Angaben elektronisch und unveränderbar zu sichern und aufzubewahren:

• Gesamte mit dem Fahrzeug zurückgelegte Wegstrecke (Totalkilometerzähler des Wegstreckenzählers)
• Die für jede einzelne Fahrt zurückgelegte Wegstrecke mit Angaben zu Tag und Uhrzeit (Besetztkilometerzähler des Wegstreckenzählers)
• Schichtbeginn und Schichtende, wenn Fahrpersonal beschäftigt wird (Schichtanmeldung und Schichtabmeldung am Wegstreckenzähler)

Wie bereits im Taxenverkehr besteht auch für die Mietwagenunternehmen die Möglichkeit, diesen Anforderungen über die Nutzung der Wegstreckenzähler mit dahinter geschalteter TIM-Signatur-und Verschlüsselungs-Karte der Bundesdruckerei und einer SIM-Karte für die Übertragung der Daten zu nutzen. Aber auch andere geeignete Verfahren sind für die Einhaltung der steuerlichen Pflichten möglich. Nachweise über die Erfüllung dieser steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten sind zu erbringen.

Auch für das Fahrpersonal von Mietwagenunternehmen gelten die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes. Im Rahmen des Erneuerungsverfahrens der Genehmigung und bei Betriebsprüfung wird die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes - so wie dies bereits seit Jahren für das Taxengewerbe passiert - geprüft. Für das Fahrpersonal sind Arbeitszeitbeginn und –ende aufzuzeichnen (siehe Anmerkungen zur Nutzung des Wegstreckenzählers). Für den Fall, dass Pausen über die gesetzlich vorgeschriebenen Zeiten hinaus (mehr als 30 bzw. 45 Minuten) gemacht und Schichtzeiten dadurch verlängert werden, sind diese elektronisch oder händisch nachvollziehbar und überprüfbar aufzuzeichnen.

Die finanzielle Leistungsfähigkeit (vgl. § 2 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 PBZugV) wird unter anderem durch Vorlage einer Eigenkapitalbescheinigung nachgewiesen, welche durch einen Wirtschaftsprüfer, vereidigten Buchprüfer, Steuerberater, Steuerbevollmächtigten, Fachanwalt für Steuerrecht, eine Wirtschaftsprüfungs-, Buchprüfungs- oder Steuerberatungsgesellschaft bestätigt wurde. Die Vermögensübersicht ist vollständig auszufüllen. Der Einzelunternehmer haftet mit seinem gesamten Vermögen, alle Vermögenswerte und Verbindlichkeiten sind in der Übersicht anzugeben. Wird das erforderliche Eigenkapital nur knapp erreicht, kann es zweckmäßig sein, bereits dem Antrag Nachweise über die wesentlichen Vermögenswerte (z.B. Zeitwertgutachten der Fahrzeuge) beizufügen.

Mit Mietwagen dürfen nur Beförderungsaufträge ausgeführt werden, die am Betriebssitz oder in der Wohnung des Unternehmers eingegangen sind (§ 49 Abs. 4 Satz 2 PBefG). Fahrten mit Mietwagen dürfen also nur auf vorherige Bestellung ausgeführt werden. Insbesondere dürfen Mietwagenfahrer/innen weder am Taxistandplatz auf Fahrgäste warten noch Fahraufträge durch Abwinken ausführen. Ebenso wenig dürfen sie Fahraufträge annehmen, die sie selbst über das Mobiltelefon oder Fahrvermittlungsapp entgegennehmen. Der Fahrpreis ist nach Wegstreckenzähler abzurechnen oder vorab mit dem Fahrgast zu vereinbaren. Hierzu ist eine gesonderte Ausnahmegenehmigung erforderlich. Eine nachträgliche Ermittlung / Änderung des Fahrpreises mittels Fahrtvermittlungsapp ist nicht zulässig.

Nachdem die bestellte Fahrt ausgeführt wurde, hat der Mietwagen unverzüglich zum Betriebssitz zurückzukehren. Ausnahmen gelten nur, wenn das Fahrpersonal vor der Fahrt oder während der Fahrt von einer Person einen neuen Beförderungsauftrag erhalten hat, die am Unternehmenssitz oder an der Wohnung des Unternehmers tätig ist (§ 49 Abs. 4 Satz 3 PBefG). Entgegennahmen von Fahraufträgen einer Fahrvermittlungsapp direkt im Fahrzeug ohne vorherigen Eingang am Betriebssitz oder Wohnort des Unternehmers sind nicht zulässig.

Der Eingang des Beförderungsauftrags am Betriebssitz oder in der Wohnung ist buchmäßig in einem gebundenen Buch oder elektronisch (auch mittels App-basierten Systems) chronologisch nach Auftragseingang zu erfassen. Eine elektronische Aufzeichnung ist allenfalls dann zulässig, wenn eine manipulationsgeschützte EDV-Lösung genutzt wird, die ausreichend sicher eine Manipulation der Aufzeichnungen verhindert bzw. dokumentiert. Es sind sämtliche Aufträge zu erfassen. Hierunter fallen ebenfalls die stornierten Fahraufträge. In den Aufzeichnungen müssen mindestens folgende Daten enthalten sein:

• der Zeitpunkt des Auftragseingangs am Betriebssitz oder in der Wohnung des Unternehmers (Datum und Uhrzeit),
• der Zeitpunkt der Auftragserteilung an das Fahrpersonal (Datum und Uhrzeit),
• Adresse, an dem der Fahrgast abgeholt werden soll,
• Adresse, an dem der Fahrgast abgesetzt wurde
• das Kennzeichen des eingesetzten Kraftfahrzeugs,
• der Beginn der Fahrt (Datum, Uhrzeit)
• das Ende der Fahrt (Datum, Uhrzeit)

Das Mietwagenauftragsbuch ist in deutscher Sprache zu übermitteln (Art. 23 Abs. 1 BayVwVfG).

Annahme, Vermittlung und Ausführung von Beförderungsaufträgen, das Bereithalten des Mietwagens sowie Werbung für Mietwagenverkehr dürfen nicht zur Verwechselung mit dem Taxiverkehr führen (§ 49 Abs. 4 Satz 5 PBefG). So darf auf Mietwagen zum Beispiel nicht mit der Aufschrift „Taxi“ geworben werden.